Firemní porada
Největší podnikatelské mozky radí: jak vést firemní porady
Podnikání

Největší podnikatelské mozky radí: jak vést firemní porady?

Úspěšný podnikatel by se měl vyhýbat neefektivnímu trávení času, přitom se během standardního pracovního dne setkává s celou řadou jeho žroutů. Neustále si stěžující podřízení, nespolehliví dodavatelé, rostoucí objem papírování, a především neefektivní firemní porady, které stojí mnoho drahocenného času a v případě, kdy nevíte jak na ně, přináší nízkou přidanou hodnotu.

Každý má vlastní představu o tom, co dělá poradu maximálně efektivní, není ovšem od věci se podívat, jak k problému přistupují ti nejpovolanější – muži, kteří se pravidelně objevují na obálkách předních byznysových časopisů.

Přístup vybraných jednotlivců se sice různí, každý z nich ovšem byl nebo je špičkou ve svém oboru, proto se od nich může začínající i zkušený podnikatel inspirovat a posunout tak svoje podnikání zase o kousíček dál. Kousek, který může představovat malou konkurenční výhodu, a nakonec třeba i rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem.

Jak tedy zajistit superproduktivní porady, na kterých je každý maximálně soustředěn a motivovaný odvést to nejlepší?

1. Méně je někdy více

Všeho moc škodí, jak se říká. Existuje však optimální počet účastníků porady, abychom si mohli být jistí, že bude mít smysl? Jeff Bezos je známý svým „pravidlem dvou pizz“, jež omezuje množství účastníků porady na počet lidí, který se může najíst ze dvou velkých pizz. Proto nemá zakladatel Amazonu nikdy kolem stolu více místa než pro osm lidí.

Spoluzakladatel Googlu, Larry Page se rovněž snaží držet počet účastníků v jednociferných hodnotách. Počet účastníků by měl zůstat co nejskromnější, zajistíte tak větší šanci na všeobecnou shodu a vyjednávání o vyřčených otázkách bude obecně kratší.

2. Ujasněte si hlavní cíl porady

Mark Zuckerberg se drží dvou pravidel. Žádá v předstihu svůj personál o zaslání veškerých důležitých materiálů, aby se na poradu mohl důkladně připravit, a především si před poradou stanoví jasný cíl jednání. Porady většinou začínají otázkou: „Proč jsme se dnes sešli?“

Na začátku porady si s podřízenými ujasněte, zda je na programu diskuse o novém problému nebo má být výstupem vynesení rozhodnutí. Pokud se budete tohoto pravidla držet, vaše porady se změní v efektivní setkání s jasně daným průběhem, bez zbytečného odklánění od „jádra pudla“.

3. V jednoduchosti je krása

Steve Jobs byl podobně jako Jeff Bezos zastáncem nízkého počtu účastníků porad. Zároveň však nenáviděl příliš organizované porady, a především využití PowerPointu. Preferoval jednání, která probíhala hladce a nebyla zdržována obrázkovými prezentacemi, které mohly působit rušivě a těžkopádně. 

Člověk na správném místě by měl být schopný zaujmout a hovořit o prodiskutovávaném tématu bez nutnosti využití moderní techniky. Steve Jobs byl toho názoru, že je vhodné využívat prezentace pouze na klíčových firemních akcích, případně konferencích s desítkami účastníků.

4. Důležitost přípravy

Majitel Amazonu Jeff Bezos vyžaduje, aby byli všichni zaměstnanci připraveni dopředu. Po každém chce, aby před poradou vypracoval čtyřstránkovou přípravu. Tím zajistí, že má každý představu o agendě, která se bude projednávat.

Všichni účastníci získávají informace dopředu, aby věděli, proč se porada koná, mohli se na ní připravit a přijít s vlastní iniciativou řešení problému. Příprava každého jednotlivce tak dopomáhá ke konečnému úspěchu celku.

5. Rozdávejte účastníkům porady úkoly

Steve Jobs definoval každému účastníkovi jednoznačnou odpovědnost za úkol, který měl zajistit dosažení kýženého cíle jednání. Dát každému podřízenému díl zodpovědnosti se mu osvědčilo jako skvělá praxe, která přinášela dva důsledky.

Jednak všem dodávala na pocitu důležitosti a nikdo se tak nemohl cítit jako páté kolo u vozu. Kromě toho znal také každý účastník přesně svou roli a věděl, ke kterému probíranému tématu má projevit svůj názor, případně podnítit diskusi. Tým měl zkrátka jasno v tom, co bylo třeba na poradě udělat.

6. Projděte se na čerstvém vzduchu

Není nutností porady organizovat v kanceláři za zavřenými dveřmi v atmosféře silného nedostatku kyslíku. Richard Branson s oblibou s podřízenými debatuje během procházky na čerstvém vzduchu. Doslova miluje setkání, při kterých mají všichni možnost pohybu. 

Změna prostředí a fyzická aktivita podněcují inspiraci a zlepšují soustředění. Nápady se objevují náhle a rozhodnutí se dělají rychle a instinktivně. Zakladatel společnosti Virgin má k dispozici výběr z prostorů od zvukotěsných místností až po openspace, věnoval se tak experimentům a zjistil, co je pro jeho tým nejlepší.

Slovo závěrem

Určitě nemusíte se všemi tipy souhlasit, ale jedná se o techniky vedení porad od těch největších osobností světového podnikání. Popsané tipy nemusí odpovídat vaší představě ideální porady. Určitě jsou však tito velikáni úspěšní také proto, že dělají věci jinak než všichni ostatní.

Hodnocení:
5 (1 hlas)

Pokračováním užívání této stránky souhlasíte s použitím cookies. více informací

Nastavení cookie na tomto webu je nastaveno pro "povoleno cookies", aby vám poskytlo nejlepší možné prohlížení stránek. Pokud budete nadále používat tento web bez změny nastavení cookie nebo klepnete na tlačítko "Souhlasím" souhlasíte s podmínkami použití cookie.

Zavřít